El comportamiento de compra de los consumidores, los patrones de demanda y las tendencias de posición de mercado están en constante cambio y evolucionando. Para mantenerse al día, las compañías requieren un amplio rango de capacidades de análisis. Sin embargo, tener diferentes herramientas de análisis, silos aislados de información, múltiples plataformas y excesiva dependencia en hojas de cálculo hacen muy difícil poder analizar la información con precisión y a tiempo.
Como resultado de esto, las compañías tienen que lidiar con procesos de análisis complejos, desconectados e ineficientes, requieren soluciones de análisis que puedan satisfacer las necesidades de todos los usuarios, desde los que están de cara al cliente hasta los gerentes de negocio, los financieros y los analistas avanzados.
Estos son el tipo de usuarios que necesitan analizar los datos por si mismos para producir mejores y más inteligentes decisiones de negocio, sin tener que esperar a que el departamento de sistemas desarrolle las aplicaciones y les haga llegar la información requerida.
Entendimiento de las necesidades de los usuarios
Entender las necesidades de análisis particulares y específicos de todos los diferentes usuarios puede desatar el verdadero potencial de la Inteligencia de negocios.
Lo que las compañías necesitan son capacidades de análisis para acceder a cualquier fuente de datos corporativa sin importar la plataforma, proveer vistas de datos detalladas y entendibles para todos los usuarios, sin importar su rol o ubicación geográfica.
Estas soluciones deberán presentar herramientas innovadoras capaces de ayudar a los diversos grupos a analizar su información de manera fácil y sencilla ya sea desde sus computadoras o dispositivos móviles. Los estudios de diversas consultoras aseguran que:
- 47% de los usuarios no confían en su información.
- 59% de los usuarios dicen haber omitido información que debieron usar.
- 42% de los gerentes usan información errónea al menos una vez a la semana.
- 95% de la fuerza de trabajo de la compañía no entiende su estrategia.
- 60% de las organizaciones no ligan su presupuesto con la estrategia.
El poder del análisis para todos
La Inteligencia de Negocios toma la información que normalmente reside latente en extensas fuentes de datos, tanto corporativas como externas, y que le permiten ayudar a las empresas a responder 3 preguntas clave:
- ¿Cómo lo estamos haciendo?
- ¿Por qué lo estamos haciendo así?
- ¿Qué deberíamos estar haciendo?
La siguiente tabla nos muestra cuáles son las funcionalidades de BI (Business Intelligence) que proveen el tipo de análisis necesario para cada una de ellas:
Es importante resaltar que ningún tamaño de análisis se ajusta a todos los usuarios. La siguiente tabla muestra que las necesidades varían significativamente de unos a otros:
Si miramos de cerca los principales roles de negocio de una organización típica y las herramientas de análisis de las que se puede beneficiar, se verá claramente que las mayores ventajas estratégicas se pueden obtener al difundir la soluciones de BI a una audiencia mayor.
Tipos de usuario
Usuarios de Negocio
Tradicionalmente, las empresas no proporcionan herramientas y soluciones de análisis a este tipo de usuarios sino que optan normalmente por tener analistas especializados y roles de liderazgo gerencial lo que provoca que los requerimientos de análisis sean canalizados siempre a través de estas personas.
Los usuarios de negocio requieren herramientas que anteriormente habían sido reservadas para usuarios más “selectos”. Poner en sus manos una mayor capacidad analítica, les da el potencial para ser más eficientes en sus respectivos roles y libera a los especialistas y gerentes de negocio para que puedan aportar contribuciones de mayor valor.
Es crítico que las fuentes de información sean confiables y que las herramientas sean familiares y fáciles de utilizar, ya que estos usuarios se alejarán de cualquier herramienta nueva si no entienden inmediatamente su funcionamiento o si los resultados de sus análisis son incorrectos.
Ejecutivos
Una mayor capacidad de examinar un amplio rango de datos, para explicar y entender mejor el desempeño de la organización lleva a mejorar significativamente la habilidad de planeación y manejo de recursos de los ejecutivos de negocio.
Si bien no requieren de soluciones tan avanzadas como los gerentes de negocio, los analistas de negocio o los analistas avanzados, una buena capacidad de análisis les permite, con el tiempo, gerenciar con una mayor precisión.
El reporteo analítico satisface sus necesidades, permitiéndoles explorar de manera confiable una vista del negocio y tomar las acciones necesarias para dirigir mejor sus procesos de toma de decisiones.
Gerentes de Negocio
Los gerentes de negocio requieren extender sus capacidades analíticas a diferentes líneas de productos para distintos clientes en variadas geografías y sectores de mercado o incluso en diferentes husos horario. Además, necesitan la capacidad para seccionar la información de una mayor cantidad de fuentes de datos y, cuando han terminado sus análisis, desean compartir esta información con otros grupos de usuarios.
El reporteo analítico provee un buen fundamento para ellos. Sin embargo, para poder ir más profundo requieren también del análisis de tendencias, el cual les ayuda a determinar que tan bueno es su desempeño con respecto a diversos factores y les permite analizar porqué, cuándo y dónde ocurren las diferencias. El manejo corporativo de dimensiones les ayuda también a mantener, administrar y compartir, las múltiples jerarquías de la información para su uso y reúso en las diferentes tareas de análisis.
Debido a que no son especialistas en sistemas o analistas avanzados, ellos requieren interfaces y aplicaciones con las cuales ya estén familiarizados o se puedan familiarizar fácilmente y necesitan tener la seguridad de que están trabajando con un “una sola versión de la verdad”.
Analistas de Negocio y Financieros
No hay necesidad de convencer a los analistas de negocio y financieros del valor de la Inteligencia de Negocios, ellos ya están ahí, son el grupo de usuarios en cuyo rol se analiza la información a un nivel más profundo que los mismos gerentes de negocio y al mismo tiempo tienen la combinación de conocimiento de negocio y técnico necesarios para ayudar en los procesos de toma de decisiones a los usuarios y los gerentes de negocio.
Estos usuarios son responsables de la generación y publicación de los reportes regulares de la compañía así como también de las consultas no planeadas. No es un rol sencillo dada la confianza que reside en ellos para proveer datos confiables, consistentes y actualizados, de hecho, muchos analistas de negocio dedican el 80% de su tiempo a manipular datos en hojas de cálculo de Microsoft Excel.
Conducen análisis de tipo “What-If” para la organización por lo que se benefician de las capacidades del modelado de escenarios y el modelado predictivo.
Analistas Avanzados
Los analistas avanzados son habilidosos especialistas estadísticos que se encuentran a sí mismos bajo la creciente presión de hacer cada vez más en menos tiempo para audiencias o grupos de usuarios cada vez más diversos.
Los ejecutivos les requieren análisis detallados de temas de gran magnitud e importancia para la compañía y los analistas de negocio confían en ellos para obtener información más consistente y análisis más precisos, aun así, tradicionalmente los analistas avanzados no han sido parte de las aplicaciones de Inteligencia de Negocios.
Como resultado de este aislamiento y las demandas tan variantes que tienen, los analistas avanzados necesitan una solución que les facilite el compartir sus análisis estadísticos para soportar la toma de decisiones del negocio con mayor visión y mayor grado de validación.
Ellos no tienen tiempo para lidiar con múltiples herramientas ni con las complejidades de exportar/importar datos de/desde diferentes fuentes y sistemas, necesitan un herramienta capaz de incorporar sus resultados directamente al reporteo corporativo y los dashboards corporativos.
¿Cómo proveer análisis para satisfacer todas las necesidades de los usuarios?
Como hemos demostrado ya, diferentes usuarios tienen distintas necesidades de análisis y requieren capacidades específicas para satisfacerlas. Algunas de estas necesidades son empaquetadas en soluciones de BI (Business Intelligence), mientras que otras son todavía alternativas de software independientes.
Estas diferentes soluciones junto con los silos de información, múltiples plataformas y el uso extensivo de hojas de cálculo crean un verdadero reto de análisis para las organizaciones.
Se necesita software que haga posible el que todos los usuarios puedan analizar la información de la manera que mejor satisfaga sus roles y sus actividades, y que puedan cubrir sus necesidades sin darles demasiado o demasiado poco.
Por Jorge Bermejo González
Cognos Senior BI, IBM
